Fem över-fem i – att skapa andrum på jobbet

 

Ursprungsartikeln skrev jag hösten 2010.

 

För oss som lever i en utbredd organisation där kollegor  finns på olika håll i landet – och för en del t.o.m. i Världen – så är distansarbete och möten i Skype (eller andra program) inget nytt.

Med pandemins stormvåg över världen var det en mångdubbling av personer som plötsligt skulle arbeta och inte bara ha möten, utan även workshops och de vardagliga samtalen och frågorna via en datorskärm istället för ansikte mot ansikte på ett kontor.

Dessa personer råkar lätt ut för samma problem som vi i denna nya värld: mötena ligger kloss mot kloss i kalendern, det dyker lätt upp möten t.o.m. på lunchtid (“det var ju den enda luckan du hade”…) och det finns inte ens utrymme för att tänka på vad nästa möte ska handla om, hämta ett glas vatten eller kaffe, eller ens en så basal sak som att gå på toa.

När vi gick in i en ny större omorganisation 2010 var det det som hände oss. Projekt och arbetsuppgifter hamnade på oss som ny utvecklingsorganisation från olika håll, och samtidigt skulle en ny generaldirektör och en ny divisionschef visa sin handlingskraft, så de beställde dessutom en stor och genomgripande organisationsförändring på rekordtid, som vi skulle skapa, utbilda i och implementera.

Stressen låg hela tiden högt, och det fanns de som började gråta mitt i en mening. Det pratades mer ochmer om arbetsmiljön, men det var egentligen inte alltför mycket som gjordes åt det.

Som en liten åtgärd för att kunna hämta ett glas vatten eller kaffe, eller åtminstone hinna en snabbis på toa nån gång på dagen, började jag boka mina möten så att de började fem över istället för hel, och sluta fem minuter tidigare. Alternativt att de slutade tio minuter innan, detta för att skapa små andrum.

Inom en enhet är det ju lättare att nå fram med gräsrotsförslag än i en hel organisation, och dessutom så märker inte folk alltid att det står en udda tid i kallelsen, vilket inte sällan resulterade i att några gick in i mötet hel, började sen söka efter de som inte var där, och om de inte fick tag i dem kanske lämnade mötet. Det skapade ju naturligtvis en del olägenheter, men det skapade ju ett medvetande och ledde till en del eftertanke hos i alla fall en del.

Så, ett hopp till mars 2021, och ett år in i pandemin.

Döm om min förvåning när plötsligt Trafikverkets centrala HR går ut med information som berättar att det har gjort det till en policy för måtesbokningar! De har t.o.m. tagit fram en logga och en formell FAQ.

Vad är lärdomarna här då?

  • Små förslag kan till slut slå igenom. Men framför allt:
  • små förändringar kan också göra stor skillnad i vardagen