Kan du skriva mail?

Frågan är inte så konstig som du kanske tycker; mellan 60-90% av alla (beroende på vilken undersökning) läser inte alla mail de får.

Naturligtvis vill du att mottagarna ska läsa just dina mail, och vi vill alla spara tid; därför är bra och effektivt skrivna mail en vinst för såväl avsändare som mottagare.

Nu har många levt med mail länge, och ändå är det förvånande att så många inte alltid lyckas nå ända fram.

Därför följer här en del enkla tips.
Följer du dessa får du större chans till svar, och bidrar till köpet till att andras mailkorgar minskar i omfång och därmed ytterligare ökar svarsfrekvens på mail.

 

ADRESSERING:

TILL: Huvudsakliga mottagare(n); de(n) du förväntar dig åtgärd ifrån. Det är ingen idé att stapla upp en massa namn här om du förväntar dig ett svar eller en åtgärd, det skapar bara otydlighet, och folk tänker att någon av de andra säkert svarar.

KOPIA/CC (Carbon Copy; om du inte vet vad ett karbonpapper är får du frågan dina föräldrar 😉 ): Här adresserar du kopia för kännedom; de som kan ha nytta av att veta det du skriver i mailet och/eller att du skickat det till “till-personen”. Ofta kan flera av namnen i till-fältet sättas här.

HEMLIG KOPIA/BCC: Bör användas extremt sparsamt, om någonsin. Undantag är om du t.ex. skickar en inbjudan, julkort eller dylikt där det är en massa adressater som inte har nytta av att se varandra.
Använder du BCC här slipper läsarna scrolla igenom ett stort block med adresser och kan istället komma direkt till innehållet.

 

RUBRIKEN:

Skriv en relevant och beskrivande rubrik.
“Se hit” är kontraproduktivt eftersom folk numera är så vana vi olika typer av skräppost och irriterar sig på avsändaren och tar nästa mail i högen.

“Förresten” säger inte heller någonting om innehållet”, såvida det inte är en pågående maildialog med en kompis där du kan förvänta dig att bli läst.

En tydlig och beskrivande rubrik innebär att mottagaren direkt kan bedöma vad mailet innehåller och därmed ökar chansen att mailet öppnas.

“Projekt X: kort fråga” (Den går snabbt att svara på, så den tar jag på en gång).
“Bemanning midsommarhelgen” (Fel adressat, men jag ser direkt vad det gäller, så jag vidarebefodrar på en gång och mailet kommer snabbare till rätt adressat).
“Projekt Y: data för Maj” (Mottagaren ser precis vad det är och kan hantera det på rätt sätt).

INNEHÅLLET – ANPASSA TILL MOTTAGAREN!

Vidarebefodrade mail:
Många mail vidarebefodras utan reflektion över mottagarens behov av den information som finns i mailet.

Tar mailet tre minuter att läsa (om folk lägger tid att läsa igenom det, vill säga) och du skickar till hundra personer, så förbrukas alltså 300 minuter.
Om mottagarna bara behöver ett stycke, klipp då ut det och skicka bara detta. Behöver de lite mer, anpassa då texten efter mottagarnas roll, behov och situation.

Nyskrivet mail:
Här kan du med fördel följa någon metod för retorik.
Börja med en kort sammanfattning där läsaren genast kan få ett grepp om vad du vill och relevant information.

Utveckla sedan resonemanget i följande stycken för att sedan åter sammanfatta och kanske i punktform lista upp det som du vill framföra.

UTFORMNING:

I skolan lärde du dig regler för ny rad och nytt stycke.
Dessa var avpassade för att läsa text på papper. Det mesta läses idag på skärmen, därför får du anpassa texten till detta för ökad läsbarhet.

Om du skriver ett mail som du räknar med huvudsakligen kommer läsas på skärm så gör “vagnretur” (enter)  för varje avslutad mening.
Använd också nytt stycke oftare, för att få texten mer luftig och lätthittad i på skärmen.

 

 

 

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *